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仕事が速い人はどんなメールを書いているのか [結論:スキルの組み合わせ]

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メールが速い人は仕事も速いのでしょうか。

結論、仕事も速いです。なぜならメールを速く打つには、いくつものスキルが必要になるから。

具体的なスキルは次のとおりです。

  • 基本的なPC操作能力
  • 内容を伝えるための文章力
  • 内容を理解する読解力(どっかいりょく)
  • 報告するための要約力
  • 相手のことを考える気遣いや配慮

このようにメールの扱いには、ビジネスのエッセンスが詰まっています。

しかしメールにそこまでの価値を置いていない人は、その技術を疎かにしていることでしょう。つまり僕たちの気づかない部分で、周りとの差が生じているのかも知れません。

そこで本日の男磨きは、メールに必要なスキルを紹介する記事を用意しました。

この記事を読むことで、あなたの未来が次のように変わります。

  • メールの目的
  • メールでの気遣い
  • メール処理時間の短縮方法

この辺りが理解できるように書きました。

メールの時間を短縮したい、失敗しないメールの打ち方を学びたい。そんなあなたの役に立つ記事になっています。

ぜひ最後まで読み進めてくださいませ。

いまけい

今回の記事があなたの役に立ったと感じたら、是非こちらのブログのブックマークもお願いします。

悩んでる人

いつでも見れるようにしときましょう。

目次

仕事が速い人は様々なスキルを組み合わせてメールを書いている

本日の結論は次の通りです。

仕事の速い人のメールは、様々なスキルを組み合わせて、相手に気配りができる人のことを言います。

しかしメールを送る作業は、仕事の優先順位の中で、緊急ではあるが重要ではないこと と分類分けされています。

このように言われると、どうしてもメールを疎かにしてしまいがちです。だからこそ、学ぶ価値があります。

メールの基本を学ぶことで、そのスキルが提案書の作成や仕事の段取り、相手を気遣うことなどに結びついてゆくのです。

メールの基本を見直して、仕事のやり方を見直す機会を設ける。ぜひ読んでいきましょう。

これが本記事の結論になります。

アクションプラン

本日のアクションプランはこちらになります。

メールのテンプレートを作成する

なぜテンプレート作成するのか。

それは一度「型」を作ってしまえば、メールの構成を 始めから考える必要がなくなるからです。それが決まってしまえば、

悩んでる人

なんて書こう…?

この考える時間がなくなり、メールの処理時間の短縮を 1番感じられるのではないでしょうか。

ですからアクションプランでは、メールのテンプレートを作成すること お勧めいたします。

悩んでる人

テンプレート作ってきます。

いまけい

素直ぉぉぉ。

目的を意識する

ビジネスのメールには目的があります。

  • 報告、連絡、相談
  • 相手と面会の約束をする
  • 相手に意見や提案を伝える

今から送るメールの目的は何か。

仕事が速い人は、常にこれを意識しているのです。

ではメールを送るのが苦手な人は、何を目的としているのでしょうか。

悩んでる人

何を目的としてるの?

それは送信することを、目的としている人が多いのです。そうではなく、送信をしたあと 今よりも理想的な状態になっているのか。

そこに目的意識を持って、メールを送るようにしましょう。

タイミングを意識する

メールのベストタイミングは、アクションがあった翌日の朝までに送りましょう。

悩んでる人

メールを送るタイミング
なんてあるの?

いまけい

勿論あります。

これはお礼のメールで考えると分わかりやすいです。

例えばですけど、好きな女性とデートをしたらお礼のメールを送ったりしますよね。

当日に届けば女性側も、

女性

こちらこそ、楽しかったです。

と返信が返ってくるでしょう。

しかしそのメールが4日後ならどうでしょうか。おそらく、

女性

なぜ、今?

この人変わってんな。という印象を植え付けてしまうでしょう。今はデートで例えましたが、ビジネスでも同じことが言えます。

つまり返信は、相手の記憶がはっきりしているうちに送ると良いでしょう。

タイミングが良ければ、返信の反応も良くなるはずです。

メールを送るタイミングの目安は、翌日の午前中まで と覚えておきましょう。

悩んでる人

確実にそうします。

いまけい

しかし例外もありますよ。

悩んでる人

えぇ…。

金曜日などの週末には気をつける

大事な要件のメールを送るときは、金曜日などの週末に送ることは避けましょう。

悩んでる人

週末までに送ったほうが
良いと思ってました。

いまけい

実は同じことを
考えてる人が多いのです。

つまり週末はメールが溜まりやすいので、相手が雑に処理をする 可能性が出てくるのです。

悩んでる人

でも月曜日までに
送る姿勢は大切ですよね。

いまけい

それも控えたほうがいいです。

悩んでる人

えぇぇぇ…。

なぜならあなたが土日を使い、無理をして月曜日までに間に合わせることで、相手に勤務時間外でも対応してくれると思わせてしまうから。

ですから土日に作業をし、月曜日に間に合わせるぞ。という姿勢を取らないようにしましょう。

それをおこなうことで、仕事の主導権を相手に握られた状態になってしまいます。

タノミさん

あの人は少し頼めば、やってくれるな。

このように思われるのはなんだか嫌ですよね。

ですから重要なメールを週末に送ることは避けていきましょう。

悩んでる人

タイミングめっちゃ大切ですね。

些細な約束を大切にする

メールの目的の中に情報共有や指示、面会の約束などがありますが、抽象的に伝えるなら 相手との信頼関係を築くことです。

その中でも特に気をつけることは、口約束を軽く扱わない ことです。相手から、

ウッカリさん

あとでメールを送ります。

と言われたのに送られてこない経験がある人は、裏切られた気持ちになります。

この些細な積み重ねが、信用を失っていくのです。

悩んでる人

どうすればいいのでしょうか?

対策としては、自分で期限を設けることです。

いまけい

明後日までにメールで
詳細をお伝えします。

このように相手に期限を伝え、その約束を確実に守る。この姿勢が相手に評価されます。

相手の信頼を損なわないためにも、些細な約束を確実に守れるようにしましょう。

メールで1番大切なのはビジュアル

メールの中で一番大切なのはビジュアルです。

なぜなら人が読みたいと感じるかどうかは、視覚的な要素が影響する から。

悩んでる人

意外な回答ですね。

いまけい

確かにそう感じますよね。

読みにくい文章の具体例は次のとおりです。

  • 改行がない
  • 文章が5行以上続く
  • 1行の文字数が多い [30文字以上]
  • 箇条書きにすべきことを文章にしてる

これを聞いても、そんなに大事なのか? と思うかもしれません。

いまけい

次の章で理由をお伝えします。

読みづらいメールがよくない理由

読みにくいメールが良くない理由は、手間がかかり、相手の評価が下がるから。 1つずつ説明します。

シンプルに読む気が失せる

たとえ読みづらくても、仕事のやり取りだから読んでもらえるのではないでしょうか。

確かにそれが仕事なので読んでもらえます。だからこそ読みやすいメールを書くべきなのです。

なぜなら読みにくいと分かっていても、相手は仕事だから我慢をして目を通すこと状況になるから。

恐らくメールを送った相手があなたに持つ印象は、最悪になるでしょう。

優しいメールの返信とは裏腹に、読みにくいメールを送りつけてきやがって…。あとで絶対頭突きする。と思っています。

悩んでる人

なにそれ怖い…。

いまけい

それだけじゃありません。

理解度に影響する

読みにくいメールは読み間違いを誘発します。

結果として次のようなデメリットが発生するでしょう。

  • 正しく伝わらない
  • こちらの望む対応をしてもらえない
  • もう 1度 連絡をする手間が掛かる。

始めから読みやすい文章を心掛けていれば、このようなデメリットは発生しづらくなります。

つまり仕事が速い人は、この点をとても気をつけているのです。だから僕たちも、始めから読みやすいメールを意識して、文章を作成していきましょう。

悩んでる人

適当にメールを打つのは
良くないですね。

いまけい

間違いないです。

7つの要素を意識する

読みやすいメールを作成することは理解できましたね。

しかしこのような疑問が残ったと思います。

悩んでる人

分かりやすいメールって
どうやって作成するの?

結論メールを送るときは、 7つの要素 を意識して書いていきましょう。

この7つの要素を繋げることで、失敗しないメール文のレイアウトが完成します。

つまりそれに当てはめれば文章が完成される、テンプレートを作ることができるのです。

※テンプレート = 文章を作るための「型」みたいなもの

レイアウトの整え方

レイアウトは以下の内容で構成されます。

  1. 宛名 (あてな)
  2. 挨拶
  3. 名乗り
  4. 要旨 (ようし)
  5. 詳細
  6. 結び (むすび)
  7. 署名

※要旨=モノゴトの中心になる大事こと

いまけい

1つずつ解説しますね。

悩んでる人

よろしくお願いします。

❶ 宛名 (あてな)

相手への宛名は、 [ 名字 + 様 ] で書きましょう。

宛先が複数の場合

役職が高い順に書いていきます。

社内と社外の人が交わっている

先に社外の人から書いていきます。

色々な書き方があって迷うかもしれません。

大切なことは相手にとって、失礼でないかどうかです。そこを理解していれば大丈夫でしょう。

❷ 挨拶

挨拶は色々な言葉を肉付けせずに、

いつもお世話になっております。

これが基本となります。シンプルイズベストです。

❸ 名乗り

外部の方へのメールなら、[ 社名 + 名字 ] が一般的です。

社内メールならこの2つ、

  1. 名字のみ
  2. 部署名+名字

しっくりくる方を選びましょう。ちなみに僕はこの本を読んでからは、名字のみ に変更しました。

理由はラk…じゃなくて、シンプルが素敵だと感じたからです。

❹ 要旨 (ようし) ※モノゴトの中心になる大事こと

要旨では なぜこのメールを送ったのかを書きましょう。

よく言われる、結論から話すということです。

なぜなら相手と大事な部分を共有することで、理解が速くなるから。

お互いに効率よく話を進めるために、なぜこのメールを送ったのかを書きましょう。

❺ 詳細

要旨のあとに細かい内容を書いていく。

悩んでる人

説明短っ…。

❻ 結び (むすび)

結びとは、かんたんに伝えると締めの挨拶みたいなものです。

定番の結びの挨拶を紹介します。

  • [定番] …………… よろしくお願いいたします
  • [確認] …………… ご確認よろしくお願いいたします
  • [依頼事項] ……… ご検討よろしくお願いいたします
  • [進行中の業務] … 引き続きよろしくお願いいたします

この4つを抑えておけば大丈夫でしょう。

❼ 署名

署名では相手の役に立つ情報を載せておきます。具体例は次の通りです。

  • 社名
  • 部署名
  • 本人のフルネーム
  • 会社の住所
  • 電話番号
  • ホームページの URL
  • メールアドレス など

以上の7項目を取り入れた、具体例のメール文を用意しました。

7つの要素を取り入れた例文

メールの構成を考えるのが面倒だったと感じてるあなたは、ぜひ参考にしてくださいませ。

悩んでる人

助かります。

面倒な人にならないようにする

相手に面倒くさそうと思われないようにしましょう。なぜなら面倒だと思われるようになると、無意識的に後回しにされてしまい、返信が遅くなってしまうから。

ではメールが送られてきたとき、僕たちはどこで面倒だと感じるのでしょうか。

面倒だと感じるケースを下記にまとめました。

  • 文字がぎっしり詰まってる
  • 読んでも結論が見えてこない
  • 関係がこじれそうなので返信したくない
  • 知らない人が一方的に会いたい伝えてくる
悩んでる人

確かに嫌ですね。

そう思われないために何をするべきか。結論この逆をやればいいのです。

  • 読みやすい
  • わかりやすい
  • 判断しやすい

このように分かりやすさを追求することが大切です。

相手が自分のことと捉えて、このメールは返信しなくてはいけないな と思えるような内容を意識しましょう。

悩んでる人

それでもメールが来ない場合はどうすればいいの?

催促メールは逃げ道を用意しておく

意識してメールをしても、相手から返信が来ない場合もあります。

その時に気をつけることは、相手を追い詰めないことです。

最近メールがうまく送れないことがあるので、念のため再送いたします

このように あくまで原因はこちら側ですよ。という雰囲気を出しながら催促をするのです。

円滑なコミュニケーションをとるには、ときには自分が一段下がることも必要になります。

言葉の使い方

仕事は相手に動いてもらうことばかりです。逆に相手から要求されることもあります。

その時に使われるのは なんでしょうか。

悩んでる人

友情パワーです。

いまけい

違います。

正解は言葉です。

仕事を加速させるのも減速させるのも、僕たちの言葉かけ次第と言えるでしょう。

この章では言葉の使い方で気をつけて欲しいことを、2点だけお伝えします。

「させていただきます」 を排除する

今日から させていただきます は使わないようにしましょう。

なぜなら音読はもちろん、黙読をしても読みづらいからです。

悩んでる人

でも丁寧な言葉遣いの方がいいんじゃないの?

いまけい

代替え案があります。

させていただきます は大抵の場合は、[いたします] でことが足ります。

させていただくよりも、相手に違和感を与えず、負担をかけずに読んでもらえるかが大切です。

大抵の用件は、

  • です
  • ます
  • ください
  • いたします

この4つで大丈夫です。

「思います」 を安易に使わない

させていただきます と同じくらい使わないようにする言葉があります。

それが 思います です。

この言葉を安易に使うのはやめましょう。なぜなら 思います の言葉の裏には

  • 不安
  • 責任逃れ
  • 自信のなさ

この3つが隠されているからです。

悩んでる人

もうこれから僕は 思います を使うことはできないのでしょうか?

いまけい

大丈夫です。使えます。

思います を使用する場合は、

  • 意見や感想
  • 自分の気持ちを伝える

このようなときに使いましょう。

それ以外は断言をします。なぜなら読み手が迷ってしまうからです。

どうしても断言ができない場合は、

いまけい

これは私の予測ですが…

このように前置きをしましょう。

思います は使い分けをして使用する。この使い分けが、相手への気遣いに繋がってくるのです。

メールの処理時間を削減する方法

最後の章では、メールの処理時間を削減する方法を紹介します。

削減の結論は即レスです。

基本的に全てのメールに即レスをします。

悩んでる人

処理を削減するんじゃないの?

いまけい

即レスをする理由を
お伝えします。

即レスする理由は2つあり、メール返信の忘れ防止相手に安心感を与える ことです。かんたんに説明しますね。

メール返信の忘れ防止

連絡が途絶えることで、相手から電話連絡がきたり、或いはクレームが発生したりするかもしれません。

即レスを行うことで、その発生率を 限りなく減らすことができます。そのためにはどうすれば良いのでしょうか。

それは受信後、

本日中に返信する という自分ルールを作ることです。

例え相手からの期限が 3日以内 でも自分ルールを優先する。つまり例外を作らずに自分ルールを徹底することが、即レスを実現するコツです。

相手に安心感を与える

即レスをするもう 1つの理由は、相手に 安心感を与える ことができることです。

つまり相手に対する配慮にもなります。具体例は次のとおりです。

月曜日に上司から、

上司

金曜日までに
企画書を提出して下さい。

とメールが来た場合、

即レスの人
  1. 月曜日に指示に対する返信
  2. 金曜日に企画書の提出
即レスしない人

返信をしないで、金曜日に企画書の提出

前者と後者、どちらも期限内に企画書を提出してくれていますが、どちらの方が安心感がありますか?

勿論、前者の即レスをした人の方が安心しますよね。

即レスをしない人は、メールが届いているのか心配になります。

悩んでる人

確かに。何かしらの
アクションが欲しいです。

ですからメール処理時間を短縮することから少しズレますが、ここにも即レスする必要性が出てくるのです。

悩んでる人

もうメールBOXから
目が離せません。

いまけい

1つ注意点があります。

処理できないときはメールを見ない

先ほどの話とは少し矛盾しますが、通知が来たからと言って衝動的に返信するのはやめましょう。

※衝動的 = 目的を意識せず、ただ何らかの行動をしようとする心の動き

悩んでる人

即レスとは…。

当たり前のことですが、メールばかりに注目していると、メインの仕事が疎かになってしまいます。

メールの確認は、朝 昼 夕 の 3回だけ確認する と決めて自制心を持って仕事をしましょう。そしてメールをする時間を作ったら、一気に返信をしていくのです。

つまりここで言う即レスとは、自分で返信する時間を決めて、その時間帯はメール作業だけにフォーカスすることを言います。

悩んでる人

ここでも自分ルールを
活用するんですね。

いまけい

そういうことです。

部分引用を使う

メールの返信をする時に、全ての内容に対して言葉を返していませんか?

悩んでる人

好きな子のLINEの
返信はそうしてます。

いまけい

意見が分かれそうな行動だ…。

全文に対して返信をする場合、このような流れができあがります。

STEP
メール文を読む

メールの内容を確認する

STEP
相手の文を簡潔にまとめる

相手の文章を要約する

STEP
返信文を考える

相手の内容に対して返答をする

STEP
返信文を読む
  1. 誤字、脱字の確認
  2. 返信内容の確認
悩んでる人

工程が多いですね。

いまけい

こんな時は
部分引用の出番です。

部分引用のメリット

部分引用のメリットは次のとおりです。

  • 一問一答式にできる
  • メールを見直す回数が減る
  • 一方的な意見になるのを防ぐ

実際に部分引用を使用すると、このような返信をすることができます。

相手の聞きたいところに照準を合わせて、返信をしていることが理解できますよね。

返信する側も、必要な場所にコメントを入れるだけでいいので時間短縮に繋がります。

つまりお互いにとっていいとこ取りのテクニックになるのです。

悩んでる人

これは便利ですね。

しかしこのテクニックで気をつけなくてはいけないことがあります。

それは 自分の都合の良い箇所で、相手のメールをカットしてしまうことです。

当たり前ですが、今までの信用が崩れるのでやめておきましょう。

悩んでる人

き、気をつけます!

いまけい

やろうとしてたのかな…。

メールはその人の力量が分かるツール

今回学んでみてわかったことは、自分のメール構成や文面の内容で 相手にどのように映ってしまうのかバレてしまうツール なんだと感じました。

たかがメール、されどメール

小さなことを頑張れない人は、大きな仕事も頑張れないですよね。

常には難しいかもしれません。ですから日々の生活の中で、少しずつ一生懸命になれる場面を増やしていきたいですね。

その小さな積み重ねが、自分自身の毎日を楽しくしていくのだと僕は思います。

本日も最後まで読んで下さり、ありがとうございました。

悩んでる人

メールはもはや、仕事の力量を見るスカウターですね。

いまけい

本書では他にもメールに関する考えかたが記載されています。
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